ファイルの整理（３）　一つの文書を複数のデータで作ったとき

通知書、訴訟記録の整理

（１）「日付　→　依頼者　→　文書名」で、文書名を付けて下さい。

（２）日付は、文書が届いた日付ではなく、文書に書かれた日付で書いて下さい。

　　「０２１１０９　【山田】　訴状」

　　「０２１１０９　【山田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１１３０　【西田】　答弁書」

　　「０２１２２０　【西田】　準備書面（１）」

一つの文書を複数のデータで作ったとき

（１）一つの文書を複数のデータで作ることがありえます。

　　　　　　例１

　訴状（の本体）　・・・ワード

　別紙１　　　　・・・エクセル

　別紙２　　　　・・・エクセル

　　　　　　例２

　訴状（の本体）　・・・ワード

　財産目録　　　　・・・ワード

　当事者目録　　　・・・ワード

（２）上記の場合には、以下のように名前をつけて下さい。

例１

　０２１１０９　【山田】　訴状
　０２１１０９　【山田】　訴状の別紙１
　０２１１０９　【山田】　訴状の別紙２

例２

　０２１１０９　【山田】　訴状
　０２１１０９　【山田】　訴状の財産目録
　０２１１０９　【山田】　訴状の当事者目録

　上記のように記載をしてもらえれば、データの名前から、一つの文書だと分かります。

（３）PDFデータで一つにする。

　０２１１０９　【山田】　訴状

　全ての書類を印刷して、PDFで読み取ってしまって、一つの文書にしてもらってもかまいません。

一つの文書を複数のデータで作ったときの禁止

（１）別のフォルダーを作ることは禁止します。

（２）具体的には、「０２１２２０　【西田】　準備書面（１）」というフォルダーを作って、各文書を入れるような方法です。

　準備書面（１）（の本体）　・・・ワード

　別紙１　　　　　　　　・・・エクセル

　別紙２　　　　　　　　・・・エクセル

（３）理由としては、ファイルを作ると、フォルダーが上にきてしまい、文書が順番に並ばなくなります。

　　「０２１２２０　【西田】　準備書面（１）」　　・・・　フォルダーなので、上にきてしまう。

　　「０２１１０９　【山田】　訴状」　　　　　　 ・・・　PDF

　　「０２１１０９　【山田】　証拠説明書（１）」 ・・・　PDF

　　「０２１１３０　【西田】　答弁書」 ・・・　PDF