【案件登録】案件登録と社内ルール
2024/09/24 更新
受任時のルール
（１）弁護士業務の依頼を受けた場合、社内ルールが必要となります。
（２）被告側（裁判手続で、訴えられた側の方）から、依頼を受けた場合、既に第一回期日が決まっており、短期間で全ての業務をする必要がでてきます。
（３）先に、期日までに、答弁書（文書）を提出する必要があったりなど、仕事の漏れがでることが多いです。
受任より半年経ってから、着手金を請求してないことが分かったりします。
①案件登録のルール
問題点
（１）システムに案件登録をして、事件を管理します。
（２）システムに登録もれがあると、そもそも事件を管理できません。
弁護士
弁護士が、依頼者、相手方、事件該当等を記入します。
事務局のチェック
（１）事件番号は、付与します。
社内の案件フォルダーに番号を入力していきます。
「案件フォルダー」＞「あ行」
「山田商事（１３８４８）」
（２）社内の「案件フォルダー」内のファイルに番号が付与されているかをチェックすれば、案件登録がされているかを確認できます。
②受任時のルール
問題点
（１）事件の受任日の入れ忘れを防ぐ必要があります。
（２）委任契約書を取り忘れる。
弁護士
（１）弁護士が、受任日を入力する。
（２）委任契約書を取得して、PDF化する。
事務局のチェック
（１）受任日が入力されているかチェックする。
（２）案件フォルダーに委任契約書（PDF）があるかをチェックする。
委任契約書が確認できれば、システムにチェックを入れる。
③受任後１ヶ月
問題点
（１）着手金の請求や、未入金を見逃す可能性がある。
（２）なお、事務局において、通帳で入金が確認できれば、会計ソフト（マネーフォワード）と案件管理ソフトに入力します。
弁護士
（１）見積りを作って、入金予定のファイルに入れてください。
「入金予定」 ← このファイルに、入金の予定の見積りを入れる。
「（１万円）相談料 060809 【西田通】 見積り」
「（５万円）通知書 050302 【◯◯商事】 見積り」
「公正証書 060802 【吉田吉田】 見積り」
（２）例えば、通帳にて、事務局が、５万５千円の入金を確認したとしてます。
「入金予定」のファイルから、請求書を確認します。
事務局のチェック
（１）受任後1ヶ月を経過したのに入金がしていない案件をチェックする。
（２）「入金の記録なし」+「受任日より１ヶ月経過」でアラートを出す。
③受任後１年
問題点
（１）減額交渉において、請求される側の場合、相手方が請求しなくなって事件が自然消滅することがある。
（２）この場合には、事件終了を見逃す可能性がある。
弁護士
特にない。
事務局のチェック
（１）受任後１年を経過したのに終了していない案件をチェックする。
（２）訴訟案件である場合には、受任後１年を経過したのに終了していない案件をチェックする。
（３）「訴訟案件ではない」+「受任日より１年経過」でアラートを出す。
「訴訟案件である」+「受任日より２年経過」でアラートを出す。
④事件終了後
問題点
（１）事件終了後に、成功報酬の請求を忘れる可能性がある。
（２）事件終了後に、証拠の返却を忘れる可能性がある。
（３）事件終了後に、記録の片付けを忘れる可能性がある。
弁護士
（１）事件終了後に成功報酬を請求する。基本的には、着手金の請求と同じである。
（２）事件終了後に、証拠を返却して、そのことを入力する。
（３）事件終了後に、記録を片付けて、そのことを入力する。
社内で保管する場合には、段ボール番号をつけて、そのことを入力する。
事務局のチェック
（２）事件終了後に、成功報酬の入金があるか、をチェックする。
（２）事件終了後に、証拠の返却をチェックする。
（３）事件終了後に、記録の片付けと、段ボール番号をチェックする。
（４）記録について、社内で保管を選んだ場合には、段ボール番号に入力がなければアラートを出す。
