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弁護士業務の流れ

書類が届いたとき(未処理ボックスの活用)

2024/07/20 更新

タスク漏れの大失敗

(1)新人社員Aは、Bプロジェトの担当です。

(2)Bプロジィクトの書類が届きました。新人社員Aは、外出する予定だったので、届いた文書を無くさないように、Bプロジェクトのファイルに閉じました。

(3)後日、依頼者から電話があり、送った文書が届いているか問い合わせがありました。

(4)新人社員Aは届いた文書のことを忘れてしまっており、上司からこっぴどく怒られました。

未処理ボックス

(1)こんなことにならないように、未処理ボックスを用意しましょう。

(2)新しい書類が届いたら、クリアファイルに入れて、未処理ボックスに入れます。

(2)未処理の文書を、他の文書と一緒にファイルに入れてはなりません。未処理であることに気が付かずに放置するリスクがあるからです。

未処理ボックス、処理中ボックス

(1)ボックスが2つあると便利です。一つを未処理のボックスにし、もう一つを、処理中のボックスにしておきます。

(2)朝一に、未処理のボックスの書類を処理していきます。                

(3)お客さんの回答待ちや、別部署の回答待ちなどの仕事について、処理中ボックスに入れて置き、定期的に催促もれがないかチェックします。

応用例1

(1)処理中ボックスは作らずに、処理中の事件だけ自分の机にファイルを置きます。

  逆に言えば、処理済み(宿題のない)事件のファイルはは片づけておきます。

(2)この方法で、処理中の事件について、定期的に催促が必要かチェックします。

(3)この場合ファイルは絶対に立てなくてはなりません。ファイルを横に置くと下のファイルが見えません(見落とします)。

応用例2

(1)処理中の仕事は、は紙に書いてリストにしておきます。
(2)「●●の件(3/14)」というように、最終的な期限も簡単に書きます。
(3)3日に1回は紙のリストを書き直します。これによって、、定期的に催促もれがないかチェックします。

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