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弁護士業務の流れ

【指示、タスクを忘れない工夫】書類が届いたとき(未処理ボックスの活用)

2024/09/05 更新

タスク漏れの大失敗

(1)新人社員Aは、Bプロジェトの担当です。

(2)Bプロジィクトの書類が届きました。新人社員Aは、外出する予定だったので、届いた文書を無くさないように、Bプロジェクトのファイルに閉じました。

(3)後日、依頼者から電話があり、送った文書が届いているか問い合わせがありました。

(4)新人社員Aは届いた文書のことを忘れてしまっており、上司からこっぴどく怒られました。

タスク管理

 タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

 GTD(Getting Things Done) は考えること(情報)が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク(情報を)を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

(1)例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
(2)忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に置く等の工夫が必要です。

未処理ボックス

(1)こんなことにならないように、未処理ボックスを用意しましょう。

(2)新しい書類が届いたら、クリアファイルに入れて、未処理ボックスに入れます。

(2)未処理の文書を、他の文書と一緒にファイルに入れてはなりません。未処理であることに気が付かずに放置するリスクがあるからです。

未処理ボックス、処理中ボックス

(1)ボックスが2つあると便利です。一つを未処理のボックスにし、もう一つを、処理中のボックスにしておきます。

(2)朝一に、未処理のボックスの書類を処理していきます。                

(3)お客さんの回答待ちや、別部署の回答待ちなどの仕事について、処理中ボックスに入れて置き、定期的に催促もれがないかチェックします。

応用例1

(1)処理中ボックスは作らずに、処理中の事件だけ自分の机にファイルを置きます。

  逆に言えば、処理済み(宿題のない)事件のファイルはは片づけておきます。

(2)この方法で、処理中の事件について、定期的に催促が必要かチェックします。

(3)この場合ファイルは絶対に立てなくてはなりません。ファイルを横に置くと下のファイルが見えません(見落とします)。

応用例2

(1)処理中の仕事は、は紙に書いてリストにしておきます。
(2)「●●の件(3/14)」というように、最終的な期限も簡単に書きます。
(3)3日に1回は紙のリストを書き直します。これによって、、定期的に催促もれがないかチェックします。

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