【フォルダーの整理】フォルダーの整理と一元管理

一元管理

（１）一元管理は、複数のデータを一箇所で管理することをいいます。

（２）さまざまなデータを探す時間を削減でき、業務効率化を実現するために重要な概念です。

（３）　もちろん、重要な証拠をPDF化する手間も発生しますが、証拠を確認するときに、探す手間を省くことができます。３分の作業で、１０分×証拠を見る回数の時間を削減できます。

一元管理のルール

（１）みんなが見れる一つの場所にデータを保存する必要があります。

（２）重要な文書について、フォルダーの第一階層もしくは、第二階層までに、全てが揃っている等のルール決めが大切です。

（３）仕事ができるかは、パソコンのフォルダーを見れば分かります。

参考

　中島 孝志「ミスがどんどんなくなる技術160: 仕事のスピードも劇的に上がる! 」８６頁

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

（２）各ファイルには、以下の文書を入れます。

「010_その他」　　　　　　　　・・・・その他を入れるファイル
「020_関係者情報」　　　　　　・・・・（依頼者の名前や住所が記載された）相談票、名刺をPDF化して入れます。
「030_委任契約書、請求書」　　・・・・委任契約書、請求書をPDF化して入れます。
「040_事案の概要、タスク、連絡メモ」　・・・・依頼者や、相手方とのやり取りを入れるファイルです。
　　　　　　　　　　　　　　　・・・・タスクや、事案の概要も作って入れます。
「050_証拠」　　　　　　　　　・・・・依頼者からもらった証拠をPDFして入れます。
「060_示談交渉」　　　　　　　・・・・示談交渉段階の、通知書をPDF化して入れます。
「070_訴訟」　　　　　　　　　・・・・訴訟等の、訴訟記録をPDF化して入れます。
「080_期日報告」　　　　　　　・・・・依頼者からもらった証拠をPDFして入れます。