【ひと工夫】作業フォルダーと、案件フォルダーを分ける。

作業フォルダー

（１）「作業フォルダー」というフォルダーを作って、例えば、内容証明であれば、そのフォルダー内で文書を作るルールを作りましょう。
（２）作業フォルダーは同じ種類の文書を作るためのフォルダーです。

作業フォルダーと案件フォルダーの分離

（１）「作業フォルダー」で文書を作成して、その文書を「案件フォルダー」に移すことをルール化しましょう。

（２）例えば、前に作った内容証明を参考に、新しい内容証明を作る例を説明します。

（ア）「内容証明」のフォルダーを作ります。

　　「日付　→　依頼者　→　案件概要」で、文書名を保存します。

　　「０２１１０９　○○株式会社　債権回収」

　　「０３０４１１　山田花子　　　離婚」

　　　似た概要の文書を探し、これをコピーして作成します。

（イ）「案件フォルダー」にコピーする。

　　内容証明の「作業フォルダー」で文書を作った後に、依頼者名の付いた「案件フォルダー」に移します。

（３）ルールの概要

　　文書の作成スールは、以下のとおりです。

　「業務フォルダー」　例　　「内容証明」のフォルダーで文書を作ります。

　「案件フォルダー」　例　　文書が完成したら、「山田花子」の案件フォルダーに移動させます。

　業務フォルダーでは、作業ごとに文書を管理します。案件フォルダーはお客様ごとに文書を管理します。

　例えば、作業フォルダの「内容証明」のファイルには、前に作った文書があります。これを参考に新しい文書を作ります。しかし、作業フォルダーだけでは、お客様の記録を保管できません。

　これを、お客様ごとい分けた案件フォルダーに移すという運用です。

ノウハウの蓄積

（１）前の書面を見ながら文書を作りますので、ノウハウが蓄積されています。

（２）「内容証明」「和解書」等文書の種類ごとに、文書を作ってもかまいません。

（３）「◯◯の論点」「◯◯の論点」等、論点ごとに、書面を作ってもよいでしょう。

（４）フォルダーを細かく作っていくことが必要です。

社員の心理

（１）実際には、作った文書を別のところにコピーするという作業が一つ増えます。人は作業が増えると、そのルールに従ってくれないという傾向があります。
（２）しかし、前の文書を見ながら作った方が楽なので、このルールは守てくれます。

作業フォルダーのメリット

（１）前の文書をそのまま残すので、マニュアル代わりに使えます。
（２）社員にとっても、作業コストが下がることが実感しやすく、スムーズに導入が可能です。
（３）実際に取り扱った案件ベースで、テンプレが増えるので、最新バージョンのテンプレが増えていきます。