【文書の書き方】弁護士業務とよい文書（と書き方）

弁護士業務とよい文書

（１）弁護士業務とよい文書とは以下の工夫がされている文書です。

（２）メールや、通知書、内容証明、裁判文書、送付状も含みます。

日付

（１）日付のない文書を見つけたら、それは悪い文書です。

素人でも分かる表現を使う

（１）事務員にチェックしてもらいましょう。質問されたら、「反省しましょう。」

（２）「分かりやすい。」「分かりくい。」は読み手が判断することです。「読みにくい。こう直したほうがよい。」と指摘されたら、そのように直しましょう。

　直した方が分かりやすいかは、分かりません。しかし、直した分だけ、文書を再検討するわけですから、筆力はアップします。

その文書を読んだだけで、意味が分かる文書にしましょう

（１）文書チェックするときに、文書の狙いや、文書の意味を口頭でしなければならいとすれば、それはダメな文書です。

（２）特に中小企業法務の場合には、社長と担当者が分かれて、担当者が辞めてしまったり、担当者が社長に正確に伝えれているか分かりません。したがって、以下のような工夫が必要です。

　口頭でのフォローに頼ると、トラブルになります。

（３）よい訓練としては、①この文書を作成する経緯や、②文書全体の意味について、１分間で説明してもらいます。そこ１分間の説明どおりに文書を直す訓練をすると、筆力があがります。

追加質問をしない（できない）前提で文書を作りましょう

（１）文書をチェックしてもらって、文書の意味を聞かれたら、「反省しましょう。」

（２）裁判官の国語力はトップクラスです。その裁判官から文書の意味を聞かれた時点で失格です。

鮮度のよい文書

（１）締め切りぎりぎりにやっつけ仕事をしてよい文章が書けるわけがありません。

（２）打ち合わせ後に、記憶はどんどん薄れていきます。少なくとも、事実部分の記載は打合せ直後に記載しなければよい文書はできません。

（３）新人弁護士の場合には、指導担当者のレクチャー直後に文書を書かなければ、ポイントのずれた文書を書いてしまいます。難しい文書であればあるほど、素早く作成しないと、まともな文書を作成できません。

表題を付けましょう

（１）メール等でも、準備書面と同じく表題を付けましょう。

（２）表題を付けることで文書を整理して記載することができます。

　　　　　　　　　　　　　　　例

◯◯様

いつもお世話になっております。
井上です。

論点を整理して回答します。

１　問題点
（１）◯◯、という問題があります。

２　対策１　
（１）◯◯という

３　対策２

４　私見
（１）対策１がおすすめです。

相手の書面に振り回されない

（１）依頼者がメールにて、複数の質問をぶつけくることがあります。こちらが、メールにて、一つ一つ答えることで、逆にこちらの意図が伝わりにくくなることがあります。

　この場合、依頼者の質問の１つ、２つを無視してもかまいません。こちらが、誠意をもって説明をしていれば、依頼者を怒らえることはありません。

　また、依頼者としてはどうしても知りたければ、再度、質問してきます。

（２）この場合大事なことは、以下のことになります。

　①依頼者の不安についてこちらが理解していることを示すこと

　　駄目な例　　✕　「◯◯様の気持ちは分かります。」
　　良い例　　　◯　「結局、私どもの提案が、△△の理不尽な要求を飲めと言っていることと同義であることは理解しているつもりです。しかし、下記の件からは、この方法が経済的にはおすすめです。」

　　依頼者の気持ちをオウム返しの形で文章化するこが大切です。駄目な例では、結局、依頼者の気持ちを文章化できていません。

　②依頼者の期待と、現実にギャップが生じている原因は何か。

　③現時点でできることは何か。（もしくは何もできない理由は何か。）

　④これからとれる選択はどんなものか。

　⑤そのための費用（弁護士費用）と、最終的な経済的なプラマイの見通し

　⑥依頼者側でやってほしいこと（依頼者の出席の要否、依頼者の宿題、持ち物）

　になります。

（３）依頼者の質問や、相手方の反論が的を得ていない場合に、長々と説明・反論することは文書をわかりにくくします。