Q ペーパーレスはどのように始めたらよいですか。
2025/12/26 更新
ペーパーレス
（１）ペーパレスは、すべての文書をPDFにして保管することを定義します。
（２）本来的には、文書の管理を無くして、コストを下げることを意味します。
ただし、弁護士業務において、紙を全く出力しないことは現実的ではないでしょう。
ベーパーレスの始め方
（１）ベーパレスでは、どんな文書をどのタイミングでPDFにするかを決めます。
（２）次に、文書のフォルダーの名前の付け方を決めます。
（３）最後に、文書の名前を付け方を決めます。
それだけです。
業務効率化には一工夫が必要です
（１）ペーパーレスにしても、PDFにする作業を増やすだけで、実際には業務効率はあがりません。
（２）したがって、何かの工程を削減する。もしくは、ベーパーレスによって、何ができなければなりません。
| 削減例 （１）主張書面はPDF化しない。相手方の文書はFAXで来る。したがって、複合機の設定でPDFにできます。 自分で提出する証拠はPDFする。しかし、自分で提出する証拠はPDFにしない、という選択肢があります。 （２）記録について、パソコンのファイル上はしっかりと分類して整理する。 しかし、短期に終わりそうな案件は、ファイルにそのまま挟んで整理しない。 |
| メリット （隙間時間の活用） 概要 外からでもアクセスして、隙間時間で仕事できる環境を作ります。 工夫 法律書のサブスクを契約して、外からでも仕事できる環境を作ります。 |
| メリット （記録の破棄） 概要 記録を全てデータ化しているので、記録をそのまま捨てれる。 工夫 記録を捨てるルールの策定が必要です。 |
| メリット （情報の一元管理） 概要 証拠や調べた案件も、整理して、ここだを見れば仕事ができる環境を作ります。 ファイルを見れば、仕事ができるか分かる、という文面もあるほどです。 工夫 調べた資料、重要な証拠、お客さんとの面談のメモなどを整理するルールの整備が必要です。 |
