【基礎知識】請求書をメールで送付する際の注意点（電子帳簿保存法）

請求書をメールで送付する際の注意点

（１）請求書をメールで送付することもありますが、取引先から請求書を紙で送ってほしい、と頼まれたときには、これを紙で送る必要があります。

（２）メールで請求書を受け取った取引先は、以下のような電子帳簿保存法の対応をしなければなりません。

電子帳簿保存法

（１）メール等は電子データです。電子データには実体がありません。したがって、電子データで送られきた会計書類については、特別な方法で記録する必要があるとされています。

（２）具体的には、令和６年６月の国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」には、「問３ 電子メールを受信した場合、どのように保存すればよいのでしょうか。」という質問と答えが掲載されています。

問３

 　電子メールを受信した場合、どのように保存すればよいのでしょうか。

【回答】

電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）を行った場合についても電子取引に該当するため（法２五）、その取引情報に係る電磁的記録の保存が必要となります（法７）。具体的に、この電磁的記録の保存とは、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報（領収書等）が授受された場合は当該添付ファイルを、それぞれ、ハードディスク、コンパクトディスク、ＤＶＤ、磁気テープ、クラウド（ストレージ）サービス等に記録・保存する状態にすることをいいます。

参考

　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm#a0022006-195

　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-6.pdf

請求書をメールで送付する際の対応

（１）取引先に請求書をメールで送っても大丈夫です。しかし、取引先から、「紙で請求書を送ってほしい。」と頼まれた場合には、紙で送りましょう。

（２）電子帳簿保存法は、メールで請求書を受け取った場合、これを受け取った者は特別な方法でこれを記録する必要があると定めています。しかし、紙の請求書についてはこのような定めはありません。

　したがって、取引先から、「紙で請求書を送ってほしい。」と頼まれた場合には、紙で送ることになります。