(社内で保管する)記録の管理
2024/09/15 更新
10年後に破棄
(1)依頼者から破棄の了解をとれなかった文書の記録は、問い合わせもありえるので数年間保管します。
(2)個別にどのダンボールに入れたかを記録します。数年後に破棄します。
ダンボールの記録を取る
(1)記録をどのダンボールに入れたのか、エクセル等で記録します。
(2)記録することで、後日、(ダンボールに入れたのか)検索することが可能な状態にしておきます。
保管の方法
段ボール
(1)「長さ 250 × 幅 190 × 深さ 330 mm」の段ボールを特注で頼んでいます。
段ボール1個が200円~300円です。A3のファイルがきれいに入りので重宝してます。
(2)ラックを買って段ボールを保管しています。
(3)積んだ段ボールの前には、布をかけて事件名が見えないように工夫をしています。
事件名のリスト
(1)終了事件のリストを作って、「年度と、段ボールの番号と、当事者名」を入力します。
(2)終了事件のリストを作って、後日、検索して下げせるようにします。
(3)段ボールには、段ボールの「年度と、段ボールの番号と、当事者名」を記載した紙を貼ります。
サンプル1
サンプル2