【指示、タスクを忘れない工夫】書類が届いたとき（未処理ボックスの活用）

タスク漏れの大失敗

（１）新人社員Aは、Bプロジェトの担当です。

（２）Bプロジィクトの書類が届きました。新人社員Aは、外出する予定だったので、届いた文書を無くさないように、Bプロジェクトのファイルに閉じました。

（３）後日、依頼者から電話があり、送った文書が届いているか問い合わせがありました。

（４）新人社員Aは届いた文書のことを忘れてしまっており、上司からこっぴどく怒られました。

タスク管理

　タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

　GTD（Getting Things Done） は考えること（情報）が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク（情報を）を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

（１）例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
（２）忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に置く等の工夫が必要です。

未処理ボックス

（１）こんなことにならないように、未処理ボックスを用意しましょう。

（２）新しい書類が届いたら、クリアファイルに入れて、未処理ボックスに入れます。

（２）未処理の文書を、他の文書と一緒にファイルに入れてはなりません。未処理であることに気が付かずに放置するリスクがあるからです。

未処理ボックス、処理中ボックス

（１）ボックスが２つあると便利です。一つを未処理のボックスにし、もう一つを、処理中のボックスにしておきます。

（２）朝一に、未処理のボックスの書類を処理していきます。                

（３）お客さんの回答待ちや、別部署の回答待ちなどの仕事について、処理中ボックスに入れて置き、定期的に催促もれがないかチェックします。

応用例１

（１）処理中ボックスは作らずに、処理中の事件だけ自分の机にファイルを置きます。

　　逆に言えば、処理済み（宿題のない）事件のファイルはは片づけておきます。

（２）この方法で、処理中の事件について、定期的に催促が必要かチェックします。

（３）この場合ファイルは絶対に立てなくてはなりません。ファイルを横に置くと下のファイルが見えません（見落とします）。

応用例２

（１）処理中の仕事は、は紙に書いてリストにしておきます。
（２）「●●の件（３/14）」というように、最終的な期限も簡単に書きます。
（３）3日に1回は紙のリストを書き直します。これによって、、定期的に催促もれがないかチェックします。