事件記録（紙の記録）の処分

記録の処分の方針

（１）事件終了後、例えば、契約書の原本を預かっている場合には、その原本を返還します。
（２）依頼者に対し、記録の受け取りを希望するか、それとも、破棄を望むか聞きます。
（３）２３条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却しません。
　依頼者以外の個人情報も記載されている可能性があること、後日、再交付を受けることが可能であるかからです。

依頼者へのメール

●●様

いつもお世話になっております。

井上です。

１　事件記録の処分
（１）事件が終了し、弊所ではこの記録を利用しない予定です。
（２）事件記録の件ですが、①受け取りを希望されますか。②それとも、弊所での処分を希望されますか。
（３）なお、弊所で処分を希望される場合は、本日より１年後に破棄する予定です。

２　お願い
（１）記録の受け取りを希望されるか返事下さい。
（２）仮に受け取りを希望される場合には、送り先を教えて下さい

民事記録とPDF化

（１）委任契約書、請求書、清算書はPDF化します。
（２）証拠は事件処理中にPDF化済みなので、１年後に破棄します。
（３）主張書面はPDF化します。

刑事記録とPDF化

（１）起訴状、証拠カード、論告、弁論はPDF化します。
（２）証拠の謄写神聖は、PDFで行います。

依頼者へ返還

（１）依頼者が記録の受け取りを希望されたケースでは依頼者に記録を送ります。
（２）依頼者に返却する前に、記録をPDF化ししてデータとして保管します。
（３）２３条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却せずに１０年後に破棄します。

１年後に破棄

（１）記録をPDF化してデータとして保管します。
（２）ダンボールに入れて１年後に破棄します。
（３）どの段ボールに入れたかは記録しません。

１０年後に破棄

（１）依頼者から破棄の了解をとれなかった文書の記録は、問い合わせもありえるので数年間保管します。

（２）個別にどのダンボールに入れたかを記録します。数年後に破棄します。

ダンボールの記録を取る

（１）記録をどのダンボールに入れたのか、エクセル等で記録します。

（２）記録することで、後日、（ダンボールに入れたのか）検索することが可能な状態にしておきます。