Q　事件記録（紙の記録）はどのように処分すべきですか。その２

事件終了後の業務

①事件終了と記録のPDF化

（１）委任契約書、請求書、清算書はPDF化します。
（２）記録は基本的にPDF化済みなので、一部の書類だけPDF化することになります。

②依頼者へ返還

（１）依頼者が記録の受け取りを希望されたケースでは依頼者に記録を送ります。
（２）預かっている原本類は依頼者に送って返却します。
（３）２３条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却せずに１０年後に破棄します。

③PDF済みの記録を二つに分ける

（１）問い合わせがあったときに備えて、記録のPDF化が終われば、記録を二つに分けてボックスに入れます。

（２）「破棄用の記録」は1年後に破棄します。

（３）「保存用の記録」は５年間保存してから破棄します。

（４）箱のふたが閉まらないほど記録が溜まったら、以下のように移し替えます。

数か月後

　箱のふたが閉まらないほど記録が溜まったら、以下のように移し替えます。

破棄用の記録

（１）記録をPDF化してデータとして保管しているので、そのまま捨てます。
（２）ダンボールに入れ直します。「〇年〇月〇日、1年後に破棄する記録」と書いて１年間保存します。
（３）紙の記録について、リストを作りません。そのまま段ボールに入れます。
（４）１年以上経過すれば随時捨てていきます。

保存用の記録

（１）保存用の記録もPDF化してデータとして保管します。

（２）特に保存の必要が高い記録については、数年間保管します。

（３）個別にどのダンボールに入れたかを記録します。数年後に破棄します。

（４）保管期限は5年以上です。

（５）現実的にはスペースを決めておき、５年以上の期間を決めて古い記録から捨てていきます。

（保存用の記録について）ダンボールの記録を取る

（１）記録をどのダンボールに入れたのか、エクセル等で記録します。

（２）記録することで、後日、（ダンボールに入れたのか）検索することが可能な状態にしておきます。

（３）保管用の記録の入った段ボールの表面に以下のような表紙を貼り付けます。